Réunions

En bref

Les réunions sont également les entités faisant partie de la fonctionnalité Réunions. Elle sont généralement créées par les administrateurs, mais les participants peuvent également créer des réunions lorsque la fonctionnalité est activée.

Les administrateurs peuvent effectuer différentes actions sur les réunions, selon qu’elles sont créées à partir de l’administration ou par les participants.

Configuration

Réunions officielles

Table 1. Créer une réunion - Formulaire d’administration
Champ	Type	Description
Titre	Obligatoire	Le titre de la réunion.
Description	Obligatoire	Une description du sujet de la réunion, comme les thèmes, les participants, etc.
Type	Obligatoire	Le type de réunion, si elle est en présentiel, en ligne, ou les deux.
Adresses	Facultatif	Adresse : pour localiser la réunion sur une carte. Elle est affichée uniquement pour les réunions en présentiel et hybrides.
Localisation	Facultatif	Localisation : message adressé aux utilisateurs indiquant le lieu de rencontre, tel le nom du bâtiment, le nom d’une salle, etc. Elle est affichée uniquement pour les réunions en présentiel et hybrides.
Astuces de localisation	Facultatif	Indices de localisation : informations complémentaires. Exemple : l’étage du bâtiment s’il s’agit d’une réunion en présentiel, ou le mot de passe de la réunion s’il s’agit d’une réunion en ligne avec accès restreint.
URL de la réunion en ligne	Facultatif	Le lien pour que les participants puissent se connecter directement à la réunion en ligne.
Type d’Iframe encapsulée	Facultatif	Permet de dire comment l’URL de la réunion en ligne est affichée sur la page de la réunion. Choisir « Aucun » pour ne pas intégrer d’iframe, « Intégrer dans la page de réunion » pour que les participants ouvrent la réunion directement sur la page de réunion, « Ouvrir dans la page en direct » pour que les participants soient redirigés vers la page de l’événement en direct, ou « Ouvrir l’URL dans un nouvel onglet » pour que les participants ouvrent les réunions dans un nouvel onglet. Seuls quelques services permettent l’intégration (YouTube, Twitch, Jitsi, …)
Niveau d’accès Iframe	Obligatoire	Qui peut voir l’iframe.
Heure de début	Obligatoire	Le jour et l’heure de la réunion. Format attendu : jj/mm/aaaa hh:mm.
Heure de fin	Obligatoire	Le jour et l’heure de la réunion. Format attendu : jj/mm/aaaa hh:mm.
Catégorie	Facultatif	Catégorie de la réunion. Utilisé pour le filtrage dans la liste des réunions.
Type d’inscription	Obligatoire	Choisissez une option entre "Inscription désactivée" pour aucune inscription, "Sur cette plateforme" pour afficher un bouton d’enregistrement lié à [inscriptions] ou "Sur une plateforme différente" si la gestion de la réunion se fait sur un autre service.
URL d’enregistrement	Requis si l’inscription sur une plateforme différente	Doit être une URL. Lien pour les participants pour accéder au service externe que vous utilisez pour les inscriptions.
Réunion privée	Facultatif	Vérifier si la réunion ne devrait pas être visible pour tous les visiteurs. Ceci n’est disponible que pour les réunions officielles.
Transparence	Facultatif	À cocher pour rendre une réunion privée visible, sans que les personnes puissent y participer. Ceci n’est disponible que pour les réunions officielles.
Commentaires activés	Facultatif	Si vous voulez que les participants puissent commenter cette réunion spécifique.
Commentaires activés depuis	Facultatif	Date à laquelle les participants peuvent commenter cette réunion.
Commentaires activés jusqu’à	Facultatif	Délai pour les commentaires de cette réunion.

Des Services pour une réunion peuvent être définis. Ce sont des méta-données qui permettent de communiquer, par exemple, si la réunion permet la participation d’enfants, ou si elle offre un service pour malentendants, de traductions, etc. Vous pouvez avoir plusieurs services à l’intérieur d’une réunion.

Table 2. Créer une réunion - Services
Champ	Type	Description
Titre	Obligatoire	Titre du service.
Description	Facultatif	Description du service.

Actions

Table 3. Actions - Réunions officielles
Icône	Nom	Définition
	Editer	Modifier une réunion.
[Icône dupliquer]	Duplicate	Permet à un administrateur de dupliquer rapidement une réunion.
	Dossiers	Pour la classification des pièces jointes.
	Fichiers joints	Ajouter des documents et des images liés à la réunion.
[Icône d’inscription]	Registrations	Permet de définir qui peut s’inscrire à la réunion. Disponible uniquement si les inscriptions sont activées dans le formulaire de réunion.
[Icône de l’ordre du jour]	Agenda	Publier les sujets à discuter lors de la réunion.
[Icône de sondage]	Polls	Gérer les sondages pour la réunion.
	Close	Permet à un administrateur de clore la réunion avec les procès-verbaux de la discussion et d’ajouter des informations supplémentaires.
[Icône de publication]	Publier	Pour afficher publiquement la réunion.
[Dépublier l’icône]	Dépublier	Ne pas afficher publiquement la réunion.
	Aperçu	Pour voir comment il est montré dans le frontend aux participants.
	Autorisations	Pour gérer les permissions de cette réunion, selon la vérification d’un participant. Permet à un administrateur de configurer qui peut rejoindre une réunion.
	Supprimez	Supprimer cette réunion.

Réunions des participants

Les réunions peuvent être créées par les participants si la fonctionnalité "Les participants peuvent créer des réunions" est cochée. Si un participant appartient à un [groupe d’utilisateurs], alors il est également en mesure de créer des réunions au nom de ce groupe.

Lorsqu’un participant est sur la liste des réunions, il peut cliquer sur "Nouvelle réunion".

Ensuite, ils sont redirigés sur le formulaire de création des réunions des participants.

Table 4. Créer une réunion - Formulaire du frontend
Champ	Type	Description
Titre	Obligatoire	Le titre de la réunion.
Description	Obligatoire	Une description du sujet de la réunion, comme les thèmes, les participants, etc.
Type	Obligatoire	Le type de réunion, si elle est en présentiel, en ligne, ou les deux.
Adresses	Facultatif	Adresse : pour localiser la réunion sur une carte. Elle est affichée uniquement pour les réunions en présentiel et hybrides.
Localisation	Facultatif	Localisation : message adressé aux utilisateurs indiquant le lieu de rencontre, tel le nom du bâtiment, le nom d’une salle, etc. Elle est affichée uniquement pour les réunions en présentiel et hybrides.
Astuces de localisation	Facultatif	Indices de localisation : informations complémentaires. Exemple : l’étage du bâtiment s’il s’agit d’une réunion en présentiel, ou le mot de passe de la réunion s’il s’agit d’une réunion en ligne avec accès restreint.
URL de la réunion en ligne	Facultatif	Le lien pour que les participants puissent se connecter directement à la réunion en ligne.
Type d’Iframe encapsulée	Facultatif	Permet de dire comment l’URL de la réunion en ligne est affichée sur la page de la réunion. Choisissez "Aucun" pour aucune intégration iframe, "Intégrer dans page de réunion" pour que les participants puissent ouvrir la réunion directement sur la page de la réunion, ou "Ouvrir l’URL dans un nouvel onglet" pour que les participants puissent ouvrir les réunions dans un nouvel onglet. Seuls quelques services permettent l’intégration (YouTube, Twitch, Jitsi, …)
Heure de début	Obligatoire	Le jour et l’heure de début de la réunion. Format attendu : jj/mm/aaaa hh:mm.
Heure de fin	Obligatoire	Le jour et l’heure de début de la réunion. Format attendu : jj/mm/aaaa hh:mm.
Catégorie	Facultatif	Catégorie de la réunion. Utilisé pour le filtrage dans la liste des réunions.
Type d’inscription	Obligatoire	Choisissez une option entre "Inscription désactivée" pour aucune inscription, "Sur cette plateforme" pour afficher un bouton d’enregistrement lié à [inscriptions] ou "Sur une plateforme différente" si la gestion de la réunion se fait sur un autre service.
Emplacements disponibles pour cette réunion	Requis si l’inscription se fait sur cette plateforme	Combien de places sont disponibles pour cette réunion ? Laisser à 0 si vous avez un nombre illimité de places disponibles.
Conditions d’inscription	Requis si l’inscription se fait sur cette plateforme	Quels sont les termes des services que les participants doivent accepter pour s’inscrire ou participer à la réunion.
URL d’enregistrement	Requis si l’inscription sur une plateforme différente	Doit être une URL. Lien pour les participants pour accéder au service externe que vous utilisez pour les inscriptions.
Créer une réunion en tant que	Requis si le participant appartient à un groupe	Avec quelle identité cette réunion est créée, le participant ou le groupe d’utilisateurs.

Après avoir créé la réunion, les participants peuvent également éditer et close le.

Actions

Table 5. Actions - Réunions de citoyens
Icône	Nom	Définition
	Aperçu	Pour voir comment il est montré dans le frontend aux participants.
	Autorisations	Pour gérer les autorisations nécessaires pour contribuer, commenter ou répondre au sondage pour cette réunion spécifique.

Réunions en ligne

Pour les réunions en ligne, selon la date et la configuration de la réunion, différents messages sont affichés pour les informer les participants sur la façon de participer à la réunion en ligne.

Si l'"URL de la réunion en ligne" n’est pas encore défini, un message indiquant "Lien bientôt disponible" s’affiche.

Si l'"URL de la réunion en ligne" est défini, quelques minutes avant le début de la réunion, le message dit « "Le lien pour rejoindre la réunion sera disponible quelques minutes avant le début »

Online meeting available before it starts

Si l'"URL de la réunion en ligne" est définie, alors que la réunion a débuté, et que le type d’intégration Iframe "Ouvrir l’URL dans un nouvel onglet" est sélectionné, le message sera "la réunion se déroule en ce moment" avec un lien pour rejoindre la réunion.

Si l'"URL de la réunion en ligne" est définie, alors que la réunion a débuté, et le type d’intégration Iframe "Intégrer à la réunion" est sélectionné, le message sera "la réunion se déroule en ce moment" avec la réunion intégrée dans le bloc.