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Understand the basics

Once a meeting is over, the meeting author can close it. This allows to adds the meeting minutes, the notes that gives a summary on what was discussed during the meeting, the agreements reached, decisions made, etc.

Isto permite trazer transparência à reunião e serve também como registo das diferentes reuniões.

It’s also possible to add other kind of metadata to the meeting, such as the organizations who attended, how many attendees and contributions there were, and what proposals were discussed.

Configuração

Close a meeting

Encontros oficiais

To close a meeting as an administrator, click the Close button "Close" icon.

Table 1. Formulário de reunião fechada (backend)
Campo	tipo	Descrição:
minutos	Obrigatório	Descrição do que aconteceu na reunião.
Lista de organizações que participaram	Opcional	Metadados que são exibidos na barra lateral da reunião.
Número de participantes	Obrigatório	Number of persons who attended the meeting. Deve ser um número.
Número de contribuições	Opcional	Metadados que são exibidos na barra lateral da reunião. Deve ser um número.
Propostas	Opcional	Choose proposals from this participatory space that were discussed or elaborated in this meeting.
URL do vídeo	Opcional	Deprecated field.
URL do Áudio	Opcional	Deprecated field.
É visível	Opcional	Check if you want to publish the close report so it can be read by participants.

Participants meetings

Tal como os participantes podem criar reuniões, também podem encerrar uma reunião. They have fewer fields to fill than administrators.

Once the meeting has finished, the author of the meeting can see a "Close meeting" button. By clicking on it, they are redirected to the closing form.

Table 2. Formulário de reunião próximo (frontend)
Campo	tipo	Descrição:
minutos	Obrigatório	Descrição do que aconteceu na reunião.
Número de participantes	Obrigatório	Number of persons who attended the meeting. Deve ser um número.
Propostas	Opcional	Choose proposals from this participatory space that were discussed or elaborated in this meeting.

Related proposals

If you link a proposal to a meeting when closing it, the meeting also appears in the proposal page.

This allows participants to navigate quickly in a proposal journey.